Lidar com clientes inadimplentes é uma realidade desafiadora para empresas de todos os portes. Quando tentativas de cobrança amigável falham, uma das alternativas disponíveis é negativar o nome do devedor nos órgãos de proteção ao crédito, como SPC, Serasa, Boa Vista e Quod. Essa medida pode ajudar a pressionar o pagamento da dívida, mas precisa ser feita de forma correta e legal para evitar problemas judiciais e danos à imagem da empresa.
Neste texto, você vai entender como negativar um cliente devedor passo a passo, quais cuidados tomar e quais são os direitos tanto do credor quanto do consumidor.
O que significa negativar um cliente?
Negativar um cliente significa registrar seu nome em cadastros de inadimplência. É um alerta ao mercado de que aquele consumidor tem uma dívida em aberto e não cumpriu com suas obrigações financeiras. Com o CPF ou CNPJ negativado, ele encontra dificuldades para obter crédito, parcelar compras, fazer financiamentos ou conseguir cartões.
Mas a negativação não pode ser feita de forma automática ou sem critérios. O Código de Defesa do Consumidor (CDC) determina que esse processo siga regras e respeite os direitos do devedor.
Passo a passo para negativar um cliente devedor
1. Verifique se a dívida é legítima e está documentada
Antes de iniciar o processo, é essencial garantir que a dívida seja comprovada com contratos, notas fiscais, ordens de serviço, boletos, e-mails, mensagens ou outros documentos que evidenciem a cobrança. A ausência de provas pode gerar ações judiciais contra sua empresa por danos morais.
2. Espere o vencimento da dívida
O cliente só pode ser negativado após o vencimento da dívida e um período razoável de inadimplência. É recomendável dar um prazo de pelo menos 15 dias após o vencimento antes de iniciar o processo formal de negativação.
3. Tente a cobrança amigável
Antes de negativar, tente entrar em contato com o cliente por telefone, WhatsApp, e-mail ou carta. Explique a situação, ofereça alternativas de negociação e registre todas as tentativas. Isso demonstra boa-fé e evita desgastes desnecessários.
4. Faça a notificação prévia
É obrigatório notificar o devedor antes de negativar seu nome. Essa notificação pode ser feita por carta registrada com aviso de recebimento (AR) ou via plataformas dos próprios birôs de crédito. O prazo legal para essa notificação é de 10 dias corridos. Durante esse período, o cliente pode pagar a dívida e evitar a negativação.
5. Registre a negativação
Se o cliente não quitar a dívida no prazo da notificação, você pode registrar a negativação nos órgãos de proteção ao crédito. Para isso, é necessário ter convênio com essas entidades (como Serasa, SPC ou Boa Vista) ou contratar os serviços de uma assessoria de cobrança especializada.
Ao registrar, você precisará fornecer dados do devedor (CPF ou CNPJ, nome completo), valor da dívida, data de vencimento e documentação de origem.
6. Atualize ou cancele a negativação quando necessário
Caso o cliente pague a dívida, é obrigação da empresa retirar a negativação em até 5 dias úteis. Manter o nome negativado após o pagamento pode resultar em processos judiciais por danos morais.
Além disso, a negativação tem validade de até 5 anos. Após esse prazo, o nome do devedor deve ser retirado automaticamente do cadastro, mesmo que a dívida ainda não tenha sido quitada.
Cuidados e boas práticas
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Evite negativar por dívidas pequenas ou discutíveis. Isso pode desgastar a relação com o cliente e gerar ações por abuso de direito.
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Jamais use ameaças ou constrangimento público para cobrar ou informar sobre a negativação. Isso é ilegal.
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Mantenha registros de todas as comunicações e do processo de cobrança para se resguardar.
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Se possível, terceirize o processo de negativação com uma empresa especializada, garantindo segurança jurídica.
E se o cliente questionar a dívida?
Se o cliente alegar que a dívida não existe ou está equivocada, interrompa a negativação até que a questão seja resolvida. Continuar o processo pode gerar indenizações por negativação indevida, além de manchar a reputação da sua empresa.
Negativar um cliente devedor é um direito da empresa, mas deve ser feito com responsabilidade e dentro da lei. O processo exige documentação clara, notificação prévia e respeito aos prazos legais. Quando usado corretamente, é uma ferramenta eficaz para recuperar valores e evitar prejuízos financeiros — sem comprometer a imagem do seu negócio.
Se você está em dúvida sobre como proceder, o ideal é buscar orientação de um contador, advogado ou empresa de cobrança especializada.
